СКАЧАТЬ:  poyasnilka.zip [577,42 Kb] (cкачиваний: 119)

Курсовая работа

по дисциплине

«Информационные технологии в экономике»

на тему:

«Разработка и создание базы данных для сберегательного банка средствами MS ACCESS»

Оглавление

Введение

Для взаимодействия пользователя с базой данных используются системы управления 

базами данных. Одной из наиболее распространенных системы управления базами данных для персонального 

компьютера является СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. В отличие от других системы управления, 

рассчитанных на профессиональных программистов, освоить Access и эффективно использовать его в своей работе вполне 

по силам и обычному пользователю, не знающему программирования. СУБД Access является системой управления базами  данных  реляционного

типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки  (записи)  которых

состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей  могут  быть

связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на  множестве строк. 

Таблицы могут иметь  однотипные  поля  (столбцы),  и  это  позволяет устанавливать между ними связи,  

выполнять  операции  реляционной  алгебры.Типичными операциями над базами данных  являются  определение,  создание  

и удаление таблиц,  модификация  определений  (структур,  схем)  существующих таблиц, поиск данных  в  таблицах  

по  определенным  критериям  (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

       Для работы с СУБД Access 2.0 требуются:

 . IBM PC или совместимый компьютер с процессором 386 или выше

 . DOS 3.3 или выше

 . Microsoft Windows 3.1 или выше

 . Не менее 6 МВ оперативной памяти (рекомендуется 8 МВ)

 . 20 МВ свободной памяти на жестком диске

 . Мышь

       СУБД позволяет задавать типы данных  и  способы  их  хранения.  Можно

также  задать  критерии  (условия),  которые  СУБД   будет   в   дальнейшем

использовать для обеспечения правильности ввода  данных.  В  самом  простом

случае условие на  значение  должно  гарантировать,  что  не  будет  введен

случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут  определять 

область или диапазоны допустимых значений вводимых данных.

       Microsoft Access предоставляет максимальную свободу  в  задании  типа

данных (текст, числовые данные, даты, время,  денежные  значения,  рисунки,

звук,  электронные  таблицы).  Можно  задавать   также   форматы   хранения

представления этих данных при выводе на экран или печать. Для  уверенности,

что в базе хранятся только корректные значения,  можно  задать  условия  на

значения различной степени сложности.

       В Microsoft Access для обработки данных базовых  таблиц  используется

мощный язык SQL (структурированный язык  запросов).  Используя  SQL   можно

 выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения  конкретной задачи 

информацию. Access значительно  упрощает  задачу  обработки  данных.

Совсем не обязательно  знать  язык  SQL.  При  любой  обработке  данных  из

нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

       В Microsoft Access имеется также простое и  в  то  же  время  богатое

возможностями  средство  графического  задания  запроса  –  так  называемый

«запрос по образцу» (query by example), которое  используется  для  задания

данных,  необходимых для решения некоторой задачи. Используя для  выделения и

 перемещения элементов на экране  стандартные  приемы  работы  с  мышью  в Windows и

 несколько  клавиш  на  клавиатуре,  можно  буквально  за  секунды построить довольно сложный запрос.

       Microsoft Access спроектирован  таким  образом,  что  он  может  быть

использован как  в  качестве  самостоятельной  СУБД  на  отдельной  рабочей

станции, так и в сети – в режиме  «клиент-сервер».  Поскольку  в  Microsoft

Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей,  в

нем  предусмотрены  надежные  средства  защиты  и  обеспечения  целостности

данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы  пользователей

 могут иметь доступ к объектам (таблицам,  формам,  запросам)  базы  данных.

 Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от  одновременной их 

корректировки разными пользователями. Access также опознает и  учитывает защитные

 средства других подсоединенных к базе данных структур.     

  Практически  все  существующие   СУБД   имеют   средства   разработки приложений,  

  которые    могут     использованы     программистами     или квалифицированными пользователями 

при создании процедур  для  автоматизации управления и обработки данных.

       Microsoft Access  предоставляет  дополнительные  средства  разработки

приложений, которые могут  работать  не  только  с  собственными  форматами

данных, но и с форматами других наиболее распространенных  СУБД. 

Цель данной курсовой работы является разработка базы данных и соответствующая система управления

базой данных на тему: «Сберегательный банк».

1. Теоретические сведения о СУБД Microsoft Access                               

База данных (БД) — это систематизированное хранилище информации, которая может относиться к

различным сферам человеческой деятельности. Типичные примеры такой информации: телефонный справочник, сведения о студентах вуза, записи о заказах товаров и т.д.

Для взаимодействия пользователя с БД используются системы управления базами данных (СУБД). Одной из наиболее распространенных СУБД для персонального компьютера является СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. В отличие от других СУБД, рассчитанных на профессиональных программистов, освоить Access и эффективно использовать его в своей работе вполне по силам и обычному пользователю, не знающему программирования.

Access позволяет пользователю решать следующие задачи:

- создавать БД и вводить в нее данные;

- просматривать и редактировать содержимое таблиц;

- устанавливать связи между таблицами;

- обеспечить защиту целостности и секретность данных;

- выполнять различные запросы к данным;

- представлять информацию в виде форм и отчетов;                                    

- вставлять в формы и отчеты рисунки и графики;                           

       - осуществлять операции импорта и экспорта данных;                                             - публиковать БД на web-страницах в Internet;

-  создавать собственные программы для работы с БД, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки;                                                                 

- обеспечивать   многопользовательский   режим   доступа   к   информации,   хранящейся в БД.

1.1. Объекты Access

Отдельные компоненты БД, которые используются для хранения и представления информации, называются объектами. Каждый объект имеет имя, которое может содержать до 64 символов, включая пробелы. В Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все объекты одной БД хранятся в общем файле с расширением .mdb.

Таблица используется для хранения информации в БД.

Запрос позволяет выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно модифицировать существующие таблицы, а также создавать новые таблицы.

Форма используется для ввода данных в таблицу и для просмотра в заданном формате данных из таблицы или запроса. С ее помощью можно также запустить на выполнение макрос или процедуру.

Отчет предназначен для создания документа на основе данных из таблицы или запроса. Этот документ можно распечатать или включить в документ другого приложения, например, Word или Excel.

Макрос представляет собой описание стандартных действий, которые нужно выполнить в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в одной форме открывает другую форму.

Модуль — это программа, написанная на языке Visual Basic for Applications (VBA). Использование модулей позволяет автоматизировать выполнение сложных действий, которые нельзя описать с помощью макросов.

1.2. Запуски завершение работы                                                           

Для запуска Access достаточно сделать двойной щелчок по ярлыку программы. Обычно запустить MS Access можно через меню Пуск -> Программы -> MS Access. Запустить Access можно также, сделав двойной щелчок по ярлыку файла с расширением mdb, содержащего БД Access.

Завершить работу в Access можно одним из следующих способов:

- нажать сочетание клавиш Alt+F4;

- выбрать команду Выход в меню Файл;

- щелкнуть по кнопке закрыть окна Access.

В отличие от Word и Excel пользователю не нужно заботиться о сохранении БД перед выходом из Access. Все сделанные в ней изменения будут автоматически сохранены.

1.3. Структура окна Access          

Окно Access содержит строку заголовка, строку меню, панель инструментов и строку состояния. Строка заголовка содержит системное меню и три кнопки, предназначенные для сворачивания, восстановления размеров и закрытия окна Access. Строка состояния является последней строкой экрана. В ней появляется информация о назначении выбранного пункта меню или кнопки на панели инструментов. Строка меню содержит имена раскрывающихся меню команд. Панель инструментов содержит набор кнопок, которые предназначены для быстрого выполнения определенной команды.

Access имеет несколько панелей инструментов, соответствующих различным режимам его работы. Для получения справки о той или иной кнопке достаточно подвести к ней и немного задержать указатель мыши. Имя кнопки будет выведено под указателем мыши.

Внутри окна Access могут находиться другие окна, содержащие его различные объекты: таблицы, формы, запросы и т.д.      

1.4. Открытие и закрытие БД                                                                

После загрузки Access появляется диалоговая панель и пользователю предлагается выбрать  один из двух вариантов:  создать новую БД или открыть существующую БД.

Для открытия БД, содержащейся в списке последних открывавшихся БД, нужно сделать двойной щелчок по соответствующему элементу списка. Если нужной БД в этом списке нет, то следует выбрать элемент списка Другие файлы..., найти в появившемся диалоговом окне Открытие файла базы данных файл, содержащий искомую БД, и щелкнуть по кнопке ОК.

Для открытия другой БД во время сеанса работы с Access нужно выбрать команду меню Файл -> Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть. Затем следует найти в появившемся диалоговом окне нужный файл БД и щелкнуть по кнопке ОК. Открытой может быть только одна БД.

        После открытия БД на экране появляется окно Мастера работы с Базой данных, содержащее вкладки для каждого типа объектов Access. При щелчке по корешку какой-либо вкладки на экране появляется список имен имеющихся в БД объектов данного типа. При открытии БД первоначально активизируется вкладка Таблица и на экран выводится список таблиц. Чтобы открыть нужный объект, достаточно сделать двойной щелчок по его имени или щелкнуть по нему, а затем — по кнопке Открыть. Для создания новых объектов следует использовать кнопку Создать, а для модификации существующих объектов — кнопку Конструктор.      

  1.5. Создание новой базы данных   

   Для создания БД нужно выбрать в меню Файл -> Создать, выбрать пункт Новая база данных в диалоговом окне Создание/открытие файла или нажать кнопку Создать базу данных на панели инструментов. Далее в диалоговом окне следует выбрать диск и каталог для сохранения БД и ввести имя файла новой БД.

2. Таблицы                                         

2.1. Основные понятия и определения   

Данные в базах данных MS Access содержатся в таблицах, которые по своей структуре и внешнему виду похожи на электронные таблицы MS Excel. В каждой таблице содержатся сведения определенного типа (людях, товарах и т.д.,)

Строки таблицы называются записями. Запись — это компьютерный аналог той информации, которая обычно хранилась на карточке или бланке. Любая запись в таблице содержит информацию об отдельном объекте (человеке, товаре).

Столбцы таблицы называются полями. Поле — это компьютерный аналог графы карточки или бланка. В нем содержится информация о каком-либо свойстве описываемых объектов. Все записи состоят из одинакового набора полей.            

Значения в каждом поле относятся к одному типу данных: числа, строки символов, даты. Пересечение отдельной записи и отдельного поля называется ячейкой, а сами данные в отдельной ячейке называются значением в поле или элементом таблицы.

В простейшем случае БД состоит из одной таблицы, но обычно она включает несколько взаимосвязанных таблиц. Связь между таблицами осуществляется через общие поля. Установление связи между таблицами в реляционной БД позволяет извлекать и объединять информацию сразу из нескольких таблиц.

2.2. Создание таблиц

Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки Таблица Мастера работы с БД. Access предложит несколько способов создания таблицы, таких как в режиме ввода данных, в режиме Мастера и с помощью конструктора. В данной курсовой работе при создании таблиц использовался  способ в режиме ввода данных и в  режиме конструктора.

2.2.1. Создание таблицы в режиме конструктора                          

Процесс создания таблицы в режиме конструктора состоит из двух этапов:

1.  создание макета таблицы - на данном этапе происходит создание макета будущей таблицы, указываются название и параметры полей будущей таблицы.

2. занесение данных в таблицу - действия на этом этапе схожи с действиями по созданию таблицы в режиме ввода данных, т.е. необходимо просто заполнить таблицу исходными данными. Единственное отличие заключается в том, что у вас уже будет готовый макет заполняемой таблицы.

В верхней части окна находится пустой бланк таблицы, содержащий названия и параметры полей будущей таблицы. Для каждого из полей будущей таблицы следует выполнить следующие действия.

1.  Определить имя поля таблицы.   Чтобы определить поле таблицы, нужно ввести в ячейку столбца Имя Поля имя создаваемого поля (до 64 алфавитно-цифровых символов, включая пробелы, но без точек).

2.  Определить тип данных поля. Для этого следует нажать клавишу Tab и перейти в столбец Тип данных. В этом столбце необходимо выбрать нужный тип данных, который определяет вид информации, сохраняемой в поле.

Основные типы данных: 

- текстовый — алфавитно-цифровые данные, до 255 байт(255 символов);        

- поле MEMO — комментарии и пояснения, до 64 Кбайт;                                                                      -   числовой — числовые данные;

- дата/время — значения даты и времени;                              

- денежный — денежные значения;                                                                

  - счетчик — автоматически вставляющиеся последовательные номера;

-  логический  —  логические  значения   типа  Да/Нет,   Истина/Ложь  или Вкл/Выкл;                                                                                                                                        

3.   Ввести описание поля (необязательно). Для более подробного описания полей можно ввести пояснительный текст о содержащихся в поле данных в ячейку столбца Описание. Этот текст будет появляться в строке состояния при выборе данного поля в режиме таблицы или формы.

4. Задать свойства поля (необязательно)

Каждое поле имеет набор характеристик, называемых свойствами, которые задают условия хранения и отображения данных. Этот набор определяется типом данных поля. После указания типа данных Access выводит список свойств в нижней части окна конструктора и дает возможность задать нужные значения свойств поля. Настройка свойств поля позволяет, в частности, проконтролировать правильность вводимых данных, а нередко упростить сам процесс ввода.

                                Рис. 1. Создание таблиц в режиме конструктора

Основные свойства полей таблицы

Размер поля. Задает максимальный размер данных, которые будут храниться в поле. Текстовое поле может иметь размер от 1 до 255 символов (по умолчанию — 50 символов). Размер числового поля зависит от выбранного типа числовых данных. Подпись. Задает альтернативное имя, которое будет появляться в качестве заголовка поля при просмотре таблицы или созданных на ее основе запросах, формах или отчетах.

Значение по умолчанию. Задает значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Для числового поля значение по умолчанию равно 0.

Условие на значение. Задает логическое выражение, определяющее условие для ввода или редактирования данных. Выражение принимает значение «Истина» (True), если значение в поле удовлетворяет заданному условию, и «Ложь» (False) — в противном случае. Access не позволит ввести в поле значение, не удовлетворяющее условию, и выдаст сообщение об ошибке.

Обязательное поле. Позволяет указать, обязателен ли ввод данных в это поле.

Пустые строки. При вводе информации в таблицу некоторые поля могут остаться незаполненными из-за отсутствия соответствующих данных, таким образом это свойство определяет, являются ли пустые строки допустимыми значениями данного поля.

Индексированное поле. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операций сортировки и группировки. Access также использует индексы для установления связей между таблицами. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. При индексировании 3 поля есть две возможности. Выбор варианта Да (Совпадения не допускаются) означает, что создается уникальный индекс. В этом случае таблица не может* иметь в этом поле повторяющиеся значения. При выборе варианта Да (Совпадения допускаются) создается индекс, учитывающий возможность

повторения значений в этом поле.                                                                                                     

Создание ключевого поля

Ключевое поле применяется для однозначного определения записи в таблице. Кроме этого использование ключа дает следующие преимущества:

- уникальность записей — Access не позволяет вводить и хранить в таблице записи, имеющие одинаковое значение в ключевом поле;

- связи — используя ключ, Access устанавливает связи между таблицами;

- скорость — Access создает индекс по ключевому полю, ускоряющий поиск нужных записей и выполнение запросов;

-  упорядочение — Access автоматически сортирует и отображает записи таблицы в порядке возрастания или убывания значений в ключевом поле.

Если в таблице имеется поле, содержащее значения, уникальные для каждой записи, то это поле можно объявить ключевым. Пример поля такого типа — поле ФИО в таблице Сотрудники, содержащее Фамилию, имя и отчество сотрудников. Такое поле называется простым ключом. В том случае, когда нельзя гарантировать уникальность значений ни одного из полей, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Такое ключевое поле называется составным ключом.

Чтобы объявить одно или несколько полей ключевыми, нужно выделить эти поля, щелкнув по ним мышью. Если полей несколько, то их выделение следует производить, держа нажатой клавишу Ctrl. Затем нужно щелкнуть по кнопке Ключевое поле в контекстном меню или на Стандартной панели инструментов.

Для удаления ключа достаточно выделить составляющие его поля и повторно щелкнуть по кнопке Ключевое поле.

Сохранение таблицы      

После определения всех полей таблицы нужно нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать в меню Файл -> Сохранить для сохранения макета таблицы. Далее выводится окно диалога Сохранение, в которое следует ввести  имя таблицы и нажать кнопку ОК.

Заполнение таблицы исходными данными             

Для просмотра полученных результатов, а так же для перехода в режим ввода данных перейдем в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид на панели инструментов.

2.2.2. Создание таблицы в режиме ввода данных

При выборе варианта Режим таблицы появляется заготовка таблицы, содержащая 30 строк (записей) и 20 столбцов (полей) со стандартными именами Поле1, Поле2 и т.д. После заполнения таблицы Access автоматически определит тип нолей в зависимости от внесенной в них информации. Для изменения имени поля нужно сделать двойной щелчок по заголовку соответствующего столбца, ввести новое имя и нажать клавишу Enter.

После завершения ввода информации в таблицу нужно щелкнуть по кнопке Сохранить и дать имя созданной таблице. Затем Access предложит добавить в нее ключевое поле. Если это предложение будет принято, то в таблицу будет добавлено поле Код типа Счетчик, содержащее номера введенных записей.

Использование режима таблицы не позволяет установить нужные свойства полей. Для этого следует перейти в режим конструктора таблицы, вызываемый нажатием кнопки Конструктор окна БД.

По завершению процесса создания таблицы её не обходимо сохранить, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная, указав имя таблицы.

Таблица 2.1.1

                                                                                                          Таблица 2.1.2

3. Схема данных

После того как в БД созданы основные таблицы, следует указать, как они связаны друг с другом. Эти связи Access будет использовать в запросах, формах и отчетах при отборе информации из нескольких таблиц. Задание связей между таблицами позволяет также обеспечить защиту целостности данных в БД.

Связь между двумя таблицами, одна из которых является главной, а другая подчиненной, устанавливает соответствие между записями этих таблиц. Для установления связи нужно, чтобы в главной таблице существовало поле или группа полей, совокупность значений которых однозначно определяла бы запись (была уникальной). Обычно в качестве поля (группы полей) связи выбирается ключевое поле таблицы, но достаточно, чтобы оно имело уникальный индекс. В соответствие ему ставится поле (группа полей) подчиненной таблицы, называемое внешним ключом. Связь между записями устанавливается по совпадению значений в полях связи. Access анализирует значение поля связи (ключа) любой записи главной таблицы и связывает ее со всеми записями подчиненной таблицы, имеющими такое же значение внешнего

ключа.

                                                                  Рис. 2. Схема данных

3.1. Типы связей

Существует 3 типа связей:

–       Связь типа «один-ко-многим».

–       Связь типа «один-к-одному».

–       Связь типа «многие-ко-многим».

В данной курсовой работе  использовался только 2 тип.

Связь типа «один-к-одному» При связи типа «один-к-одному» каждой записи в  главной таблице  может соответствовать не более одной записи в подчиненной таблице, и наоборот, каждая запись в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в главной таблице.

3.2. Установление межтабличных связей

Для создания связей между таблицами необходимо закрыть все открытые

таблицы и щелкнуть по кнопке Схема данных панели инструментов либо вызвать щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выбрать в нем пункт Схема данных. Если связи в БД определяются впервые, то будет открыто пустое окно Схема данных. В это окно нужно добавить таблицы, между которыми устанавливается связь. Для добавления таблиц следует вызвать щелчком правой кнопки мыши контекстное меню окна Схема данных и выбрать в нем пункт Добавить таблицу. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы, содержащее список таблиц БД.

Для добавления таблицы нужно щелкнуть по ее имени, а затем — по кнопке Добавить. После того как все таблицы отобраны, нужно закрыть это окно и вернуться в окно Схема данных. Диалоговое окно Добавление таблицы дает возможность добавить как таблицы, так и запросы. Иногда нужно определить связи между таблицами и запросами или только между запросами, чтобы Access знал, как правильно объединять эти объекты.

Чтобы определить связь между таблицами, находящимися в окне Схема данных, следует перенести с помощью мыши поле связи главной таблицы и поместить его на поле связи подчиненной таблицы. Откроется диалоговое окно   Изменение связей.

В левом столбце выводятся имена главной таблицы и ключа, используемого для связи, а в правом столбце — имена подчиненной таблицы и внешнего ключа.

Для изменения поля следует открыть список полей справа от его имени. Если связь производится по нескольким полям, то их имена можно добавить, используя пустые строки.

Обычно Access сам определяет тип создаваемой связи, проводя анализ полей, для которых определяется связь. Если только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, создается связь «один-ко-многим». Связь «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых. поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

После завершения операции создания связи нужно нажать кнопку ОК. Связь отображается в виде линии, соединяющей две таблицы. Если включен режим обеспечения целостности данных, то Access изобразит на конце линии, соответствующей главной таблице, цифру 1. На другом конце линии, соответствующем подчиненной таблице, будет изображен символ бесконечности для связи типа «один-ко-многим» и цифра 1 для связи типа «один-к-одному».

                                                                  Рис. 3. Создание связей с таблицами

3.3. Обеспечение целостности данных

Создавая связь, нужно настроить режим обеспечения целостности данных. Обеспечение целостности позволяет избежать ситуации, когда в подчиненной таблице имеются записи, не связанные с записями главной таблицы. Если этот режим включен, то Access не разрешит добавить в подчиненную таблицу запись, для которой не найдется связанной с ней записи из главной таблицы. Нельзя будет также удалить из главной таблицы запись, имеющую связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Если включить режим Каскадное обновление связанных полей, то при изменении значения ключа в главной таблице будут автоматически обновлены соответствующие значения в связанных записях подчиненной таблицы. При включении режима Каскадное удаление связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице.

3.4. Редактирование связей

Любую связь можно изменить или удалить. Для изменения связи нужно сделать двойной щелчок по линии связи, и отредактировать ее в открывшемся 

 окне Связи. Чтобы удалить связь, следует щелкнуть по ней и нажать клавишу Delete.

4. Модификация базы данных

Прежде чем вносить изменения в базу данных MS Access, нужно иметь в виду следующее:    

-   Access не вносит автоматически  сделанные в таблицах изменения  в использующие эти таблицы объекты (запросы, формы и т.д.).

-   Нельзя   изменять   тип   данных  для   поля,   которое   используется   при определении связи между таблицами. Сначала нужно удалить соответствующую связь.

- Прежде чем открывать таблицу в режиме конструктора для внесения изменений, нужно закрыть все объекты, которые на нее ссылаются.

5. Запросы                                      

Запросы представляют собой выборку записей из одной или нескольких таблиц или запросов на основании, какого либо условия

5.1. Создание запроса

Для   создания  запроса  нужно  щелкнуть  по  корешку  вкладки  Запросы Мастера работы с БД. Access предложит несколько способов создания запросов.

5.1.1. Создание запроса в режиме конструктора

Для создания запроса в режиме конструктора необходимо щелкнуть кнопку Создать и выбрать вариант Конструктор. После этого откроется макет будущего запроса с предложением указать те таблицы, или запросы, данные из которых будут отображаться в новом, создаваемом запросе. Выбирать таблицы (запросы) из предлагаемого списка можно по очереди, нажимая после выбора каждой кнопку Добавить, или указав несколько сразу, используя клавиши Shift или Ctrl для выбора соответственно смежных или несмежных таблиц (запросов). После выбора необходимых таблиц (запросов) необходимо подтвердить свой выбор нажав кнопку Добавить.

Макет будущего запроса можно разделить на две части: в верхней отображается схема данных, содержащая таблицы или запросы данные из которых будут участвовать в будущем запросе. Нижняя часть представляет собой непосредственно макет будущего запроса с соответствующими полями, параметрами и условиями отбора.

Для заполнения макета запроса необходимо перетащить необходимые поля на соответствующие позиции в будущем запросе ил поочередно выбирать из   в открывающихся списках Имя таблицы и Поле. Так же можно двойным щелчком левой клавиши мыши выбирать необходимые поля в исходных таблицах в схеме данных - они автоматически займут свое место в макете будущего запроса.

                                                    Рис. 4. создание запроса

Параметры запроса                                           

При создании запроса в режиме конструктора на макете будущего запроса можно указать варианты сортировки (по возрастанию или убыванию) по тому или иному полю будущего запроса, а так же необходимость отображения данного поля в создаваемом запросе.

Внимание! Если не указаны условия отбора или варианты сортировки записей в данном поле, то выключение режима отображения на экране приведет к удалению данного поля из структуры запроса.

Условия отбора

Для определения условий отбора записей необходимо поместить в строку Условие отбора столбца соответствующего поля одно из следующих значений:

-  для проверки на тождество с конкретным значением ввести это значение, при этом текстовые значения в условиях отбора заключаются в кавычки.

- для сравнения значений следует использовать операторы;

- составные условия задаются с использованием логических AND и OR;

При этом условия для различных полей, находящиеся на одной строке обрабатываются совместно по AND. Для совместной обработки условий в одном или нескольких полях по OR условия отбора следует размещать в различных строках

Обработка неполного условия                                                                                

Access позволяет формировать запросы в которых в качестве критерия    отбора выступают фрагменты значения поля. Такие запросы часто применяются в     щ случаях, когда необходимо найти запись по слову или словосочетанию входящему в состав текстовых данных.

Для составления такого запроса применяется служебное слово Like, в кавычках после которого идет непосредственно искомый текст.

Так же в условии отбора можно указать символы ? для поиска одного неизвестного символа или * * для поиска любого количества неизвестных символов.                                                                                                                Пример:

- Like "при*" - выведет все записи, начинающиеся на ПРИ-;

Вычисления в запросах

Режим    Конструктор     позволяет    создавать    запросы,     производящие вычисления над хранящимися данными.

Формат записи вычисляемого поля выглядит следующим образом:

Начисление: Sum(Вкладчик!Сумма*(Процент!Процент/100)*((DateSerial(2006;12;31)-Вкладчик![Дата операции])/365))

Выражение содержит имена таблиц и(или) полей над значениями которых производятся действия,  а так же указания на эти действия.  Имена таблиц заключаются   в   квадратные   скобки.   Для   разделения   имен  таблиц  и   полей используется знак ! (восклицательный знак) или . (точка). Если какое то поле встречается в таблицах всего один раз, то имя исходной таблицы можно не указывать.

                                                                      Рис. 5. Запросы

Групповые операции   

Групповая обработка данных позволяет получить обобщенные результаты по записям в данном поле. К групповым операциям относятся:

- max - максимальное значение по полю;                                   

- min - минимальное значение по полю;

- sum - нахождение суммы значений в записях по полю;       

- avg - среднее арифметическое;

- count - нахождение количества записей по полю и др.

Для доступа к групповым операциям необходимо включить функцию Групповые операции на стандартной панели инструментов или в контекстном меню мыши при работе с полями будущего запроса.

Для поля, не принимающего участие в групповой обработке данных необходимо указать вариант групповой операции Группировка. Для рассматриваемого поля - тип групповой операции.

Cохранение запроса

После формирования запроса его необходимо сохранить воспользовавшись меню Файл -> Сохранить или кнопкой Сохранить на стандартной панели инструментов, указав при этом имя созданного запроса.

Просмотр запроса

Просмотреть    результаты    выполнения    запроса    можно    следующими способами:

- щелкнуть   значок   Запуск,   находящийся   на   Стандартной   панели инструментов;

- перейти в меню Вид -> Режим таблицы;

- посредством меню вид на панели инструментов Стандартная

Кроме этого запрос открывается в режиме просмотра (режим таблицы) автоматически при выборе и запуске этого запроса из Мастера работы с базой личных.

 Редактирование запроса

Изменить существующий запрос можно открыв запрос правой кнопкой  мыши и выбрав в контекстном меню режим Конструктор.

Таблица 5.1.

Заключение

В практической части курсовой работы приведена разработанная система управления базой данных: были созданы таблицы. На основе данных этих таблиц был проведен тематический анализ данных по сберегательному банку.

В данной курсовой работе мы познакомились с основными объектами системы управления базами данных Access: таблица, формами, запросами и отчетами.

Завершая рассмотрение приемов работа с этой системой управления базами данных, необходимо отметить, что это еще не все возможные объекты. За пределами рассмотрения в данной курсовой работе остались макросы и модули. Эти объекты предназначены для автоматизации работы с программой и для расширения ее возможностей сверх тех, которые имеются в базовой конфигурации.

Список использованной литературы:

1.   Microsoft  Office.   Библия  пользователя.   Э.Виллет,  Д.Кроудер,  Р.Кроудер. М. Диалектика, 2001. -1056 с.

2.   Microsoft Office, Эд Ботт, БИНОМ, Москва, 2000.

3.   Новиков Ф., Яценко A Microsoft Office 2000, -СПБ, BHV- Петербург, 2002.-728с.

4.   Новиков Ф , Яценко A Microsoft Office XP, -СПБ, BHV- Петербург, 2002. -928 с.

5.   Новиков Ф и др Microsoft Office 2000 разработка приложений, -СПБ, BHV-Петербург, 2002. -680с.

6.   Карпов Б. Microsoft Access 2000. Справочник. -СПБ, Питер, 2001. -416с.

7.   Хоменко  А.,   Гридин  В.   Microsoft  Access.   Быстрый   старт,   -СПБ,  BHV-Петербург, 2002.-304с.